Automatiser sa gestion avec l’IA — Compta, factures, relances
Devis, factures, relances, rapprochements : votre service gestion y consacre des heures chaque semaine. En 1 jour, vos équipes automatisent ces tâches avec l'IA.
Dans une TPE-PME, le cycle devis-facture-relance et la préparation comptable mobilisent une part significative du temps des services gestion. Saisie, relance, classement, rapprochement : ce sont précisément les tâches que l'IA traite le mieux, et celles qui pèsent le plus sur les délais d'encaissement.
En 1 jour, vos équipes automatisent le cycle devis-facture-relance avec des outils conformes au RGPD, et repartent avec une catégorisation des dépenses directement exploitable par votre cabinet.
Cette formation est faite pour vous si…
Dirigeants et gérants de TPE-PME. Assistant(e)s de direction. Collaborateurs des services comptabilité, gestion et administration des ventes. Toute personne en charge du cycle devis-facture-encaissement au sein de l'entreprise.
Aucun prérequis technique en intelligence artificielle.
Concrètement, après cette formation
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Votre équipe génère devis et factures sans ressaisie
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Les relances clients partent seules, au bon moment et avec le bon ton
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La catégorisation automatique des dépenses allège la préparation comptable et les échanges avec le cabinet
À l'issue de cette formation, vous serez capable de
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1
Cartographier les tâches de gestion automatisables de son service (devis, factures, relances, rapprochements, notes de frais)
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2
Configurer des outils IA pour automatiser le cycle devis-facture-relance dans le respect du RGPD et des circuits de validation interne
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Mettre en place une catégorisation automatique des dépenses exploitable par le service comptable et par le cabinet
Le programme sur 1 jour (7h)
Cinq familles de tâches du service gestion : devis, factures, relances, rapprochements, notes de frais. Ce que l'IA traite bien et ce qu'elle ne sait pas faire. Outils accessibles et gratuits. Priorisation par temps passé et par fréquence.
Chaque participant liste les tâches de gestion de son propre poste sur la grille fournie et repère celles qui sont automatisables.
Sélection des 5 tâches prioritaires par temps gagné et par fréquence, croisement en binôme, restitution et feedback formateur. Livrable : grille de cartographie complétée et top 5 argumenté.
Génération d'un devis à partir d'une demande client. Bascule du devis en facture sans ressaisie et mentions obligatoires. Séquence de relance à trois niveaux : délais et ton. Données à ne jamais confier à un outil IA. Point de validation humaine avant envoi.
Sur un dossier réel, chaque participant fait produire le devis, le convertit en facture sans ressaisie et vérifie les mentions obligatoires avant envoi.
Chaque participant écrit ses trois relances, fixe les délais et le point de validation avant envoi, puis les fait relire par son binôme. Livrable : séquence de relance à trois niveaux paramétrée.
Plan de catégories attendu par le cabinet comptable. Catégorisation automatique des dépenses d'un relevé bancaire. Rapprochement des pièces justificatives. Anomalies : doublon, pièce manquante, mauvaise catégorie, TVA incohérente. Format de transmission au cabinet.
Chaque participant fait catégoriser un mois de relevé selon son propre plan de catégories, puis vérifie ligne à ligne et compte ses erreurs.
Rapprochement des pièces justificatives avec les opérations, puis liste des anomalies : pièce absente, doublon, montant qui ne tombe pas juste. Livrable : relevé rapproché et liste des anomalies au format attendu par le cabinet.
Notre approche
Présentiel : salle équipée. Distanciel : Zoom. Support PDF, outils, accès replay 30 jours.
Salle de réunion équipée, vidéoprojecteur, paperboard. 1 PC par participant avec accès internet. Supports imprimés fournis.
Sébastien Hurstel
Consultant digital, Sébastien accompagne depuis 10 ans les dirigeants et les services gestion de TPE-PME dans l'automatisation de leurs processus administratifs.
Cette formation peut également être animée par tout formateur qualifié par LEXORA, ayant les compétences requises et validées sur ce programme.
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Comment financer cette formation
Éligible aux financements OPCO au titre du plan de développement des compétences. Accompagnement au montage du dossier inclus.